Menos errores, más crecimiento: el poder de la estandarización
Optimizar procesos mejora la eficiencia y la productividad de las pequeñas y medianas empresas. Además reduce costos y facilita el control de la gestión en las organizaciones.
Identificar procesos. Paso clave a la hora de mejorar eficiencia y productividad.
Por Andrés Tejeda (NODO Argentina)
La apertura de la economía presenta nuevos desafíos para las Pymes, que deben gestionar la escasez de recursos y, al mismo tiempo, volverse más competitivas en precio y calidad, en un contexto en el que el atraso cambiario perjudica a los sectores exportadores .
Sin embargo, aquellas empresas que logren adaptarse con rapidez, tendrán mayores posibilidades de competir contra los nuevos jugadores del mercado.
Centrarse en lo que sí se puede gestionar es fundamental. Teniendo bajo control lo interno podremos sobrellevar mejor los factores externos.
¿Qué es la estandarización de procesos?
La estandarización de procesos consiste en definir y documentar procedimientos claros y repetibles para realizar las actividades clave del negocio. Se trata de establecer “la mejor manera” de hacer las cosas, de modo que todos los miembros del equipo sigan los mismos pasos, sin importar quién ejecute la tarea.
Los beneficios de la estandarización incluyen:
•Eficiencia y reducción de costos: Minimiza el tiempo y los recursos necesarios para completar tareas.
Un estudio de McKinsey & Company revela que las empresas que estandarizan sus procesos logran una reducción de hasta un 20% en costos operativos.
•Calidad uniforme: Garantiza que los productos o servicios mantengan un estándar constante.
•Expansión facilitada: Permite replicar procesos , reduciendo errores y eliminando la improvisación o la dependencia de personas específicas.
•Mayor atractivo para inversores: Empresas con procesos bien definidos demuestran organización y escalabilidad.
Centrarse en lo que sí se puede gestionar es fundamental. Teniendo bajo control lo interno podremos sobrellevar mejor los factores externos.
Las compañías que buscan internacionalizarse deben tener sus procesos clave estandarizados. Esto es una realidad global. Y en el actual contexto, muchas PyMEs argentinas deben competir con empresas extranjeras que han optimizado sus procesos productivos al máximo.
Antes de culpar a regulaciones, políticas o factores externos —que, por supuesto, influyen, pero no determinan—, te invito a reflexionar: ¿Cuántos procesos de tu empresa están documentados? ¿Qué indicadores utilizas para conocer su eficiencia? ¿Con qué frecuencia se revisan y actualizan?
Errores comunes al intentar estandarizar procesos
•Falta de compromiso de la dirección: Paradójicamente, muchos dueños de PyMEs obstaculizan la estandarización. La urgencia del día a día los lleva a “saltearse pasos” para resolver problemas o imprevistos, que les impiden identificar los verdaderos cuellos de botella o causas raíz.
•Resistencia del equipo: Si los colaboradores no comprenden los beneficios de la estandarización, pueden restarle importancia o incluso rechazarla.
•Burocracia excesiva: Procesos rígidos pueden frustrar al equipo y ralentizar las operaciones en lugar de agilizarlas.
•No adaptar los procesos a la realidad de la empresa: Cada Pyme es diferente y necesita procedimientos alineados con sus necesidades y recursos.
•Falta de seguimiento: No monitorear si los procesos funcionan ni ajustarlos cuando es necesario es un error grave y frecuente, que dificulta la implementación de la cultura de la gestión por procesos.
¿Por dónde empezar?
El primer paso es identificar y mapear los procesos existentes, separándolos en tres categorías:
1) Procesos críticos: Aquellos que impactan directamente en la satisfacción del cliente o en la rentabilidad. Ejemplo: producción, ventas, atención al cliente.
2) Procesos repetitivos: Aquellos que se realizan periódicamente y consumen mucho tiempo. Ejemplo: administrativos, control de inventario.
3) Procesos problemáticos: Aquellos que generan errores frecuentes, cuellos de botella o insatisfacción del cliente. Ejemplo: entrega de productos, gestión de pedidos.
Una vez identificados, documenta cada proceso detallando paso a paso su ejecución actual. Luego, analiza oportunidades de mejora, eliminando redundancias, simplificando tareas y corrigiendo errores.
El paso siguiente es diseñar el proceso ideal, con un flujo de trabajo claro, eficiente y repetible. Por último, capacitá al equipo, asegurándote de que todos comprendan los nuevos procedimientos y su importancia.
Antes de culpar a regulaciones, políticas o factores externos vale la pena reflexionar: ¿Cuántos procesos de tu empresa están documentados? ¿Qué indicadores utilizas para conocer su eficiencia? ¿Con qué frecuencia se revisan y actualizan?
Te recomiendo que utilices diagramas de flujo o mapas de procesos para que todos los colaboradores puedan ver claramente los pasos que debe seguir. Esto ayuda a visualizar las tareas y entender mejor las interacciones entre departamentos.
También puedes crear checklists de verificación para las tareas repetitivas para garantizar que cada actividad se realice con el mismo nivel de detalle. Esto es muy útil en áreas como el control de calidad o atención al cliente, donde cada paso debe cumplirse correctamente para garantizar la calidad en el servicio.
¿Cómo medir el éxito de la estandarización?
Peter Drucker, el padre de la gestión empresarial moderna, decía: “Lo que no se mide, no se puede controlar. Lo que no se controla, no se puede gestionar. Lo que no se gestiona, no se puede mejorar.”
Para evaluar la efectividad de la estandarización, define indicadores clave de rendimiento (KPI):
Tiempo de ejecución de tareas: ¿Se han reducido? Tasa de errores: ¿Han disminuido? Satisfacción del cliente: ¿Ha mejorado? Costos operativos: ¿Se han optimizado?
Además, consulta a tu equipo: ¿Los nuevos procesos son más fáciles de seguir?
Estandarizar procesos puede parecer un desafío complejo, pero cuando se implementa correctamente, los beneficios son contundentes.
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